Kdo má kontrolu nad mými účetními daty a kdo za ně nese odpovědnost?

Milan Makový
1. 11. 2025
Minut čtení: 3

Aktualizováno: 2. 1.

Při přechodu na digitální účetnictví si mnoho podnikatelů klade zásadní otázku:

kdo má vlastně přístup k mým účetním datům a kdo za ně nese odpovědnost?

Digitální účetnictví On-Line & On-Time stojí na jasně definovaných pravidlech přístupu, odpovědnosti a kontroly. Právě tyto principy dávají podnikateli jistotu, že má svá data skutečně pod kontrolou.

Co znamená digitální účetnictví On-Line & On-Time

Přístup k datům je řízený a transparentní

V digitálním účetnictví není možné, aby k datům přistupoval kdokoliv bez omezení.

Každý uživatel má přesně vymezená přístupová práva podle své role.

To znamená, že:

· podnikatel vidí kompletní přehled svých dat,

· účetní pracuje pouze v rozsahu, který je nutný pro zpracování,

· další osoby mají přístup jen k vybraným částem systému.

Podnikatel tak ví, kdo data vidí, kdo s nimi pracuje a k jakému účelu.

Každá změna v účetnictví je dohledatelná

Jedním z klíčových rozdílů oproti klasickému účetnictví je auditní stopa.

V digitálním systému:

· je zaznamenáno, kdo provedl jakou změnu,

· kdy k ní došlo,

· a jaký měla dopad na účetnictví.

Tato transparentnost chrání podnikatele i účetní kancelář a eliminuje nejasnosti typu „kdo to změnil“.

Jasné rozdělení odpovědnosti

Digitální účetnictví funguje na principu sdílené odpovědnosti, kde má každá strana svou roli:

· poskytovatel systému odpovídá za technické zabezpečení, dostupnost a funkčnost,

· účetní tým odpovídá za správnost zpracování a metodiku,

· klient odpovídá za správnost a úplnost předaných dokladů.

Toto rozdělení je transparentní a srozumitelné – podnikatel přesně ví, za co odpovídá on a za co odpovídá jeho účetní partner.

Data zůstávají vždy pod kontrolou klienta

Účetní data patří vždy klientovi, nikoliv systému nebo poskytovateli služby.

Digitální účetnictví zajišťuje, že:

· data jsou dostupná kdykoliv,

· nejsou „uzamčena“ u jedné osoby,

· lze je kdykoliv zkontrolovat nebo převzít.

Podnikatel tak není závislý na jednotlivci, ale má kontrolu nad celým procesem.

Kontrola a odpovědnost jako základ důvěry

Možnost kontroly, dohledatelnost změn a jasně daná odpovědnost jsou základem důvěry v digitální účetnictví. Bez nich by žádná moderní správa financí nemohla fungovat.

Digitální účetnictví On-Line & On-Time není jen o technologiích, ale o transparentním řízení informací.

Bezpečnost účetnictví není jen o technologiích

Když se mluví o bezpečnosti účetnictví, většinou se řeší šifrování dat a servery. Existuje ale i jiný typ rizika, o kterém se běžně nemluví – lidské okolí účetního.

V menších firmách a obcích je běžné, že účetnictví zpracovává jeden člověk doma nebo v malé kanceláři. Účetní dokumenty se tak často dostávají do prostředí, kde:

nejsou jasně oddělené pracovní a soukromé prostory,
k papírům nebo obrazovce mohou mít přístup další osoby v domácnosti,
informace se mimoděk šíří dál – bez zlého úmyslu, jen z nepozornosti nebo zvědavosti.

Citlivé údaje o fakturách, zakázkách, cenách nebo hospodaření firmy souseda tak mohou vidět lidé, kteří nemají žádnou profesní povinnost mlčenlivosti – partner, děti nebo další členové domácnosti. A tyto informace se pak snadno stanou tématem běžných rozhovorů.

Digitální účetnictví On-Line & On-Time tento problém řeší systémově. Práce s účetními daty probíhá v řízeném prostředí, s jasně danými přístupovými právy a bez fyzického kolování dokladů. Informace zůstávají tam, kam patří – v profesionálním pracovním prostoru, ne v rodinném zázemí účetního.

Pro podnikatele to znamená jednoduchou věc:

nemusí řešit, kdo se doma u účetního podívá do jeho papírů, kdo co uvidí na obrazovce nebo kdo si co zapamatuje. Ochrana informací není založená na slušnosti okolí, ale na systému.

Celý princip fungování digitálního účetnictví jako systému vysvětluje hlavní článek:

Co znamená digitální účetnictví On-Line & On-Time